Кейс цифровой трансформации
производителя профессионального кухонного оборудования
Производственное предприятие из Екатеринбурга, лидер рынка УРФО. Дилерская сеть в 200 + торговых компаний о РФ. Уровень автоматизации нулевой.

Нашей задачей было перенести работу с бумаги в цифровую среду. А также повысить узнаваемости компании за пределами УРФО.
Боли компании
  • Продажи
    • Контроль над продажами низкий: неизвестное количество входящих заявок, неизвестна нагрузка на менеджера продаж, неизвестен потенциал по продажам.
    • Запросы теряются, ответ по заявкам занимает по 2−3 дня, звонки не фиксируются.
    • Клиентам из других регионов сложно продавать из- за низкого уровня узнаваемости.
  • Производство
    • Передача заказов в производство осуществляется на бумаге и с задержкой в 1−2 дня и риском потери части информации.
    • Невозможно контролировать загруженность по сотрудникам в режиме реального времени.
    • Обмен информацией с менеджерами стремится к нулю.
  • Внутренняя коммуникация
    • Растянутый процесс согласования документации.
    • Отсутствие единого информационного поля.
  • Маркетинг
    • Реклама без фиксации результатов.
    • Новые продукты запускаются со скрипом.
Результаты операционной и коммерческой деятельности
= 0
↓ на 78%
↓ до 1 дня
риск потери новых заявок
увеличение сроков и несвоевременная отгрузка
время обработки
лида и расчета спецификации
↑ на 83%
скорость сбора аналитики
= 7,5 млн
= 5 млн
↑ на 40%
прибыль с лендингов
и контекстной
рекламы
объем маржинальной прибыли с нового продукта
количество заказов
из других регионов
= 65
новые привлеченные клиенты
У вас похожая задача по разработке бизнес-процессов?
Аудит бизнес-процессов
Аудит бизнес-процессов компании перед внедрением Битрикс24 очень важен, потому что он помогает понять текущие процессы внутри компании, выявить их слабые места и оптимизировать их под нужды внедрения новой системы.
104 часа
= 40
= 15
время полного погружения
проведено интервью
с сотрудниками
охват отделов внутри компании
= 12
планерки (11,5 часов)
80 часов
консолидация и обработка
информации
  • Оценка текущего состояния процессов
    Аудит помогает понять, как сейчас работают бизнес-процессы, какие этапы и задачи уже автоматизированы, а какие требуют улучшений. Без этого понимания внедрение Битрикс24 может быть неэффективным, так как система должна работать с уже существующими процессами.
  • Выявление узких мест
    В процессе аудита можно выявить слабые места в текущих процессах, такие как:
    • Избыточные или неэффективные этапы.
    • Проблемы с коммуникацией между отделами.
    • Трудности с отслеживанием задач и их выполнения. Выявление этих проблем позволит настроить Битрикс24 так, чтобы система решала их, улучшая общую эффективность.
  • Настройка Битрикс24 под реальные нужды бизнеса
    Битрикс24 предлагает множество инструментов для автоматизации, таких как управление задачами, CRM, отчёты и т. д. Но, чтобы эти инструменты действительно помогали, важно понимать, какие именно процессы нуждаются в автоматизации и какие конкретные функции Битрикс24 будут наиболее полезны.
  • Выявление проблем в текущем взаимодействии с клиентами
    Если компания уже работает с клиентами (например, через CRM), важно понять, как именно происходит взаимодействие и где есть проблемы. В Битрикс24 есть CRM-система, которая позволяет улучшить обслуживание клиентов, но для этого нужно понимать, где компания теряет информацию, или на каких этапах происходит задержка.
  • Определение интеграционных потребностей
    Возможно, у компании уже есть другие системы для учета, бухгалтерии, логистики или другие инструменты. Аудит позволяет выявить потребности в интеграции Битрикс24 с этими системами, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех процессов.
  • Разработка дорожной карты внедрения
    На основе результатов аудита разрабатывается четкая дорожная карта внедрения Битрикс24. Это включает в себя этапы настройки системы, обучение сотрудников и интеграцию с другими инструментами, чтобы процесс перехода был максимально плавным и эффективным.
Результат
После проведенных интервью и погружения в процессы компании была создана Road map (Дорожная карта). В ней описаны все процессы, взаимосвязи отделов, пути клиента и заказов. Итоги проведенный работы позволили руководству увидеть полную картину бизнеса, а также сразу обозначить узкие места, требующие доработки, либо полной трансформации.

Впоследствии, опираясь на Дорожную карту, был разработан пул решений по настройке системы Битрикс24, что позволило создать IT-инфраструктуру, максимально соответствующую специфике бизнеса.
аудита бизнес-процессов
Внедрение Б24
Заказчику для эффективной работы понадобились стандартные блоки: Новости, Диск, Почта, Календарь, Задачи и Проекты. Теперь сотрудникам не надо использовать различные мессенджеры и другие инструменты связи, чтобы общаться и передавать сведения коллегам. Это экономит время и позволяет быстрее обрабатывать заявки. Кроме того, настроенный портал влияет на скорость адаптации новых сотрудников: они быстрее вникают в рабочий процесс.
настройка корпоративного портала
Заказчику было сложно организовать взаимодействие между сотрудниками. Уровень цифровизации был равен 0. Поэтому базовой задачей стала настройка корпоративного портала в компании и обучении персонала работать с системой.
стало
было
Автоматическая квалификация входящей заявки
Все источники заявок подключены к системе Битрикс24, что позволяет фиксировать все обращения в одном интерфейсе. Также, была выстроена логика для автоматической квалификации заявок и распределения их на необходимых сотрудников. Это свело риск потери новых заявок к 0, а также повысило скорость обработки запроса от действующих дилеров.
кастомная разработка
Заявки не распределялись по менеджерам автоматически. Много времени уходила на маршрутизацию заявки внутри команды. Заявки приходили в разных формах. Менеджеру необходимо было контролировать сразу несколько источников: телефон, личная почта и корпоративная, мессенджеры.
стало
было
Интеграция с 1С
Мы интегрировали 1С:ERP и Битрикс24, что позволило менеджерам передавать заказ на производство в один клик и следить за его статусом в режиме реального времени. Также, были интегрированы 3 базы 1С:Бухгалтерия, что позволяет менеджерам самостоятельно выставлять счет и сразу получать информацию об оплате.
кастомная разработка
Информация о готовой продукции передаётся лично на бумаге. Инструмент информирования команды продаж о поступивших денежных средствах на счёт была таблица Excel, которая заполнялась 2 раза в день. Инструмента для отслеживания готовности оформленного заказа вообще не существовало, менеджеры были вынуждены бесконечно звонить на производство и актуализировать статус.
стало
было
Парсер товаров из документа в Битрикс24
С помощью написанного парсера, система самостоятельно вытягивает данные из Excel и прокидывает их в раздел «Товары» Битрикс24, а потом передает данные в 1С:ERP.
кастомная разработка
Раньше менеджеры передавали заказы на производство в бумажном виде. Печатали документ и передавали его из рук в руки. После интеграции 1С:ERP, необходимо было вытягивать данные из заказа в формате Excel в Битрикс24, чтобы он автоматически уходил на производство.
стало
было
P.s. Это временное решение, пока идет подготовка и актуализация прайса с каталогом и нет возможности генерировать документ из самого Битрикс24.
Сбор и аналитика данных
Все данные собираются автоматически и формируют отчеты в онлайн режиме. Руководство регулярно получает актуальные данные о работе компании. Для менеджеров разрабатывается новая система мотивации с привязкой к результату, что стимулирует команду работать активнее, так как «потолок» в зарплате исчез, а работа сотрудников стала прозрачной.
кастомная разработка
Руководство не следило за этим аспектом бизнеса. Все данные предоставлялись сотрудниками в произвольной форме, корректность проверить не представлялось возможным. Менеджеры по продажам работали без KPI.
стало
было
Интерфейс 1С:ERP
Каждый цех получил планшет с подключенным интерфейсом. Ушел от бумажной работы. Риск потери элементов заказа = 0, отгрузка клиенту происходит в срок. А если позиция задерживается на каком-то этапе, руководитель это видит и вовремя принимает меры.
кастомная разработка
Элементы заказа внутри производства передавались в печатном виде из рук в руки. Некоторые бумаги терялись и узнавали об этом в момент, когда подходил срок отгрузки клиенту. Конечно, это растягивало сроки и вызывало негатив у дилеров.
стало
было
Личный кабинет и конфигуратор
Дилеры собирают заказ, получают стоимость и формируют заявку в личном кабинете. После расчета заявка отправляется в Битрикс24, и дилеру приходит счет. При поступлении денег заказ идет в производство. Для нестандартного оборудования дилер может использовать конфигуратор, получить стоимость и сохранить изделия в базе, которые перейдут в раздел «стандартных». Статус готовности дилер отслеживает в реальном времени через личный кабинет. Личный кабинет собирает аналитику по дилерам, показывает менеджерам, кто начал оформление заказа, но не завершил его. Это помогает прорабатывать таких дилеров и минимизировать неоплаченные заявки.
кастомная разработка
Дилеры отправляли заявки менеджерам в разных форматах: через WhatsApp, почту или по телефону. На обработку стандартного заказа уходило 1-2 дня, а для нестандартного срок увеличивался в 2-3 раза из-за необходимости привлечения других отделов. Чертежи уникальных изделий не сохранялись, и при повторном заказе процесс начинался заново. После предоставления спецификации клиенту менеджер отдела продаж прекращал отслеживать заявку и ждал запроса счета от дилера, что случалось не всегда. Если заказ уходил в производство, дилеру приходилось постоянно звонить менеджеру для уточнения статуса, а тот, в свою очередь, звонил коллегам в цех.
стало
было
Сергей
Кирилл
Елизавета
Хотите заказать схожий проект?
Запишитесь на бесплатную консультацию с одним из ведущих специалистов компании.