Кейс цифровой трансформации
компании-производителя оборудования
Производственное предприятие из Екатеринбурга, лидер рынка УРФО.
Дилерская сеть в 200 + торговых компаний о РФ. Уровень автоматизации нулевой.

Нашей задачей было перенести работу с бумаги в цифровую среду. А также повысить узнаваемости компании за пределами УРФО.
Боли
Продажи:
Контроль над продажами низкий: неизвестное количество входящих заявок, неизвестна нагрузка на менеджера продаж, неизвестен потенциал по продажам. Запросы теряются, ответ по заявкам занимает по 2-3 дня, звонки не фиксируются. Клиентам из других регионов сложно продавать из- за низкого уровня узнаваемости.

Производство:
Передача заказов в производство осуществляется на бумаге и с задержкой в 1-2 дня и риском потери части информации.
Невозможно контролировать загруженность по сотрудникам в режиме реального времени. Обмен информацией с менеджерами стремится к нулю.
Внутренняя коммуникация:
Растянутый процесс согласования документации внутри компании. Отсутствие единого информационного поля.
Маркетинг:
Реклама без фиксации результатов. Новые продукты запускаются со скрипом.
Результаты операционной и коммерческой деятельности
= 0
↓ на 78%
↓ до 1 дня
риск потери новых заявок
увеличение сроков и несвоевременная отгрузка
время обработки
лида и расчета спецификации
↑ на 83%
скорость сбора аналитики
= 7,5 млн
= 5 млн
↑ на 40%
прибыль с лендингов
и контекстной
рекламы
объем маржинальной прибыли с нового продукта
количество заказов
из других регионов
= 65
новые привлеченные клиенты
Реализация маркетинга в рамках проекта
Запуск рекламных кампаний вместе с дилером. Связка лендингов и контекстной рекламы.
1
Кейсы, социальные сети и образовательный контент
2
Аудит бизнес-процессов
104 часа
= 40
= 15
время полного погружения
проведено интервью
с сотрудниками
охват отделов внутри компании
= 12
планерки (11,5 часов)
80 часов
консолидация и обработка
информации
Результат
После проведенных интервью и погружения в процессы компании была создана Road map (Дорожная карта). В ней описаны все процессы, взаимосвязи отделов, пути клиента и заказов. Итоги проведенный работы позволили руководству увидеть полную картину бизнеса, а также сразу обозначить узкие места, требующие доработки, либо полной трансформации.
Впоследствии, опираясь на Дорожную карту, был разработан пул решений по настройке системы Битрикс24, что позволило создать IT-инфраструктуру, максимально соответствующую специфике бизнеса.
аудита бизнес-процессов
Внедрение Б24
Было: Заказчику было сложно организовать взаимодействие между сотрудниками. Уровень цифровизации был равен 0. Поэтому базовой задачей стала настройка корпоративного портала в компании и обучении персонала работать с системой.
настройка корпоративного портала
Стало: Заказчику для эффективной работы понадобились стандартные блоки: Новости, Диск, Почта, Календарь, Задачи и Проекты. Теперь сотрудникам не надо использовать различные мессенджеры и другие инструменты связи, чтобы общаться и передавать сведения коллегам. Это экономит время и позволяет быстрее обрабатывать заявки. Кроме того, настроенный портал влияет на скорость адаптации новых сотрудников: они быстрее вникают в рабочий процесс.
Автоматическая квалификация входящей заявки
Было: Заявки не распределялись по менеджерам автоматически. Много времени уходила на маршрутизацию заявки внутри команды. Заявки приходили в разных формах. Менеджеру необходимо было контролировать сразу несколько источников: телефон, личная почта и корпоративная, мессенджеры.
кастомная разработка
Стало: Все источники заявок подключены к системе Битрикс24, что позволяет фиксировать все обращения в одном интерфейсе. Также, была выстроена логика для автоматической квалификации заявок и распределения их на необходимых сотрудников. Это свело риск потери новых заявок к 0, а также повысило скорость обработки запроса от действующих дилеров.
Интеграция с 1С
Было: Информация о готовой продукции передаётся лично на бумаге. Инструмент информирования команды продаж о поступивших денежных средствах на счёт была таблица Excel, которая заполнялась 2 раза в день. Инструмента для отслеживания готовности оформленного заказа вообще не существовало, менеджеры были вынуждены бесконечно звонить на производство и актуализировать статус.
кастомная разработка
Стало: Мы интегрировали 1С:ERP и Битрикс24, что позволило менеджерам передавать заказ на производство в один клик и следить за его статусом в режиме реального времени. Также, были интегрированы 3 базы 1С:Бухгалтерия, что позволяет менеджерам самостоятельно выставлять счет и сразу получать информацию об оплате.

Парсер товаров из документа в Битрикс24
Было: Раньше менеджеры передавали заказы на производство в бумажном виде. Печатали документ и передавали его из рук в руки. После интеграции 1С:ERP, необходимо было вытягивать данные из заказа в формате Excel в Битрикс24, чтобы он автоматически уходил на производство.
кастомная разработка
Стало: С помощью написанного парсера, система самостоятельно вытягивает данные из Excel и прокидывает их в раздел «Товары» Битрикс24, а потом передает данные в 1С:ERP.
P.s. Это временное решение, пока идет подготовка и актуализация прайса с каталогом и нет возможности генерировать документ из самого Битрикс24.
Сбор и аналитика данных
Было: Руководство не следило за этим аспектом бизнеса. Все данные предоставлялись сотрудниками в произвольной форме, корректность проверить не представлялось возможным. Менеджеры по продажам работали без KPI.
кастомная разработка
Стало: Все данные собираются автоматически и формируют отчеты в онлайн режиме. Руководство регулярно получает актуальные данные о работе компании. Для менеджеров разрабатывается новая система мотивации с привязкой к результату, что стимулирует команду работать активнее, так как «потолок» в зарплате исчез, а работа сотрудников стала прозрачной.
Интерфейс 1С:ERP
Было: Элементы заказа внутри производства передавались в печатном виде из рук в руки. Некоторые бумаги терялись и узнавали об этом в момент, когда подходил срок отгрузки клиенту. Конечно, это растягивало сроки и вызывало негатив у дилеров.
кастомная разработка
Стало: Каждый цех получил планшет с подключенным интерфейсом. Ушел от бумажной работы. Риск потери элементов заказа = 0, отгрузка клиенту происходит в срок. А если позиция задерживается на каком-то этапе, руководитель это видит и вовремя принимает меры.
Личный кабинет и конфигуратор
Было: Действующие дилеры передавали заявки менеджерам в разных форматах, кто-то писал на личный WhatsApp, кто-то на почту, кому-то проще было позвонить и надиктовать голосом. На обработку такого заказа и приведение его в подходящий для производства вид, затем расчет стоимости, уходило 1-2 дня, при условии, что все позиции относятся к категории «стандартный». Если в запросе появлялось «нестандартное» изделие, срок увеличивались в 2, а то и в 3 раза, так как для расчета такого заказа, необходимо было подключить другие отделы. Чертежи уникальных изделий нигде не хранили, поэтому в случае повтора заказа приходилось начинать все сначала.
После предоставления спецификации (расчета) клиенту, менеджер отдела продаж переставал следить за дальнейшей судьбой заявки и ждал, когда дилер запросит счет, что происходило не всегда. В случае, если заказ уходил в производство, дилеру приходилось все время звонить менеджеру и узнавать актуальный статус, а менеджер в свою очередь звонил коллегам в цех.
кастомная разработка
Стало: Дилеры самостоятельно собирают заказ и сразу же получают актуальную стоимость. В личном кабинете формируется заявка, после получения расчета она улетает в Битрикс24 производителю, а дилеру приходит счет на оплату. После поступления денежных средств заказ автоматически уходит в производство.
Если дилеру необходимо нестандартное оборудование, он имеет возможность перейти в конфигуратор и собрать новое, с необходимыми размерами и модификациями, а также моментально получить стоимость. Помимо создания уникальных изделий, конфигуратор сохраняет их в базе, и они переходят в раздел «стандартных» изделий.
Статус готовности дилер может отслеживать в режиме реального времени через свой личный кабинет.
Личный кабинет собирает аналитику по дилерам компании, показывает менеджерам отдела продаж, кто начал оформление заказа, но так и не передал его им. Это позволяет прорабатывать таких дилеров, выяснять причины и минимизировать количество рассчитанных, но не оплаченных заявок.
Хотите готовое решение для вашего бизнеса?
Сергей
Запишитесь на бесплатную консультацию с одним из ведущих специалистов компании.
Кирилл
Александр