Кейс производственной компании

Кейс цифровой трансформации
производителя профессионального кухонного оборудования

Производственное предприятие из Екатеринбурга, лидер рынка УРФО. Дилерская сеть в 200 + торговых компаний о РФ. Уровень автоматизации нулевой.

Нашей задачей было перенести работу с бумаги в цифровую среду. А также повысить узнаваемости компании за пределами УРФО.

Боли компании

Продажи
Контроль над продажами низкий: неизвестное количество входящих заявок, неизвестна нагрузка на менеджера продаж, неизвестен потенциал по продажам.
Запросы теряются, ответ по заявкам занимает по 2−3 дня, звонки не фиксируются.
Клиентам из других регионов сложно продавать из- за низкого уровня узнаваемости.
Производство
Передача заказов в производство осуществляется на бумаге и с задержкой в 1−2 дня и риском потери части информации.
Невозможно контролировать загруженность по сотрудникам в режиме реального времени.
Обмен информацией с менеджерами стремится к нулю.
Внутренняя коммуникация
Растянутый процесс согласования документации.
Отсутствие единого информационного поля.
Маркетинг
Реклама без фиксации результатов.
Новые продукты запускаются со скрипом.

Результаты операционной и коммерческой деятельности

= 0

↓ на 78%

↓ до 1 дня

риск потери новых заявок

увеличение сроков и несвоевременная отгрузка

время обработки
лида и расчета спецификации

↑ на 83%

скорость сбора аналитики

= 7,5 млн

= 5 млн

↑ на 40%

прибыль с лендингов
и контекстной
рекламы

объем маржинальной прибыли с нового продукта

количество заказов
из других регионов

= 65

новые привлеченные клиенты

У вас похожая задача по разработке бизнес-процессов?

Давайте обсудим

Аудит бизнес-процессов

Аудит бизнес-процессов компании перед внедрением Битрикс24 очень важен, потому что он помогает понять текущие процессы внутри компании, выявить их слабые места и оптимизировать их под нужды внедрения новой системы.

104 часа

= 40

= 15

время полного погружения

проведено интервью
с сотрудниками

охват отделов внутри компании

= 12

планерки (11,5 часов)

80 часов

консолидация и обработка
информации

Оценка текущего состояния процессов

Аудит помогает понять, как сейчас работают бизнес-процессы, какие этапы и задачи уже автоматизированы, а какие требуют улучшений. Без этого понимания внедрение Битрикс24 может быть неэффективным, так как система должна работать с уже существующими процессами.
Выявление узких мест
В процессе аудита можно выявить слабые места в текущих процессах, такие как:
Избыточные или неэффективные этапы.
Проблемы с коммуникацией между отделами.
Трудности с отслеживанием задач и их выполнения. Выявление этих проблем позволит настроить Битрикс24 так, чтобы система решала их, улучшая общую эффективность.
Настройка Битрикс24 под реальные нужды бизнеса

Битрикс24 предлагает множество инструментов для автоматизации, таких как управление задачами, CRM, отчёты и т. д. Но, чтобы эти инструменты действительно помогали, важно понимать, какие именно процессы нуждаются в автоматизации и какие конкретные функции Битрикс24 будут наиболее полезны.
Выявление проблем в текущем взаимодействии с клиентами

Если компания уже работает с клиентами (например, через CRM), важно понять, как именно происходит взаимодействие и где есть проблемы. В Битрикс24 есть CRM-система, которая позволяет улучшить обслуживание клиентов, но для этого нужно понимать, где компания теряет информацию, или на каких этапах происходит задержка.
Определение интеграционных потребностей

Возможно, у компании уже есть другие системы для учета, бухгалтерии, логистики или другие инструменты. Аудит позволяет выявить потребности в интеграции Битрикс24 с этими системами, чтобы обеспечить бесперебойную работу всех процессов.
Разработка дорожной карты внедрения

На основе результатов аудита разрабатывается четкая дорожная карта внедрения Битрикс24. Это включает в себя этапы настройки системы, обучение сотрудников и интеграцию с другими инструментами, чтобы процесс перехода был максимально плавным и эффективным.

Результат

После проведенных интервью и погружения в процессы компании была создана Road map (Дорожная карта). В ней описаны все процессы, взаимосвязи отделов, пути клиента и заказов. Итоги проведенный работы позволили руководству увидеть полную картину бизнеса, а также сразу обозначить узкие места, требующие доработки, либо полной трансформации.

Впоследствии, опираясь на Дорожную карту, был разработан пул решений по настройке системы Битрикс24, что позволило создать IT-инфраструктуру, максимально соответствующую специфике бизнеса.

аудита бизнес-процессов

Внедрение Б24

Заказчику для эффективной работы понадобились стандартные блоки: Новости, Диск, Почта, Календарь, Задачи и Проекты. Теперь сотрудникам не надо использовать различные мессенджеры и другие инструменты связи, чтобы общаться и передавать сведения коллегам. Это экономит время и позволяет быстрее обрабатывать заявки. Кроме того, настроенный портал влияет на скорость адаптации новых сотрудников: они быстрее вникают в рабочий процесс.

настройка корпоративного портала

Заказчику было сложно организовать взаимодействие между сотрудниками. Уровень цифровизации был равен 0. Поэтому базовой задачей стала настройка корпоративного портала в компании и обучении персонала работать с системой.

стало

было

Автоматическая квалификация входящей заявки

Все источники заявок подключены к системе Битрикс24, что позволяет фиксировать все обращения в одном интерфейсе. Также, была выстроена логика для автоматической квалификации заявок и распределения их на необходимых сотрудников. Это свело риск потери новых заявок к 0, а также повысило скорость обработки запроса от действующих дилеров.

кастомная разработка

Заявки не распределялись по менеджерам автоматически. Много времени уходила на маршрутизацию заявки внутри команды. Заявки приходили в разных формах. Менеджеру необходимо было контролировать сразу несколько источников: телефон, личная почта и корпоративная, мессенджеры.

стало

было

Интеграция с 1С

Мы интегрировали 1С:ERP и Битрикс24, что позволило менеджерам передавать заказ на производство в один клик и следить за его статусом в режиме реального времени. Также, были интегрированы 3 базы 1С:Бухгалтерия, что позволяет менеджерам самостоятельно выставлять счет и сразу получать информацию об оплате.

кастомная разработка

Информация о готовой продукции передаётся лично на бумаге. Инструмент информирования команды продаж о поступивших денежных средствах на счёт была таблица Excel, которая заполнялась 2 раза в день. Инструмента для отслеживания готовности оформленного заказа вообще не существовало, менеджеры были вынуждены бесконечно звонить на производство и актуализировать статус.

стало

было

Парсер товаров из документа в Битрикс24

С помощью написанного парсера, система самостоятельно вытягивает данные из Excel и прокидывает их в раздел «Товары» Битрикс24, а потом передает данные в 1С:ERP.

кастомная разработка

Раньше менеджеры передавали заказы на производство в бумажном виде. Печатали документ и передавали его из рук в руки. После интеграции 1С:ERP, необходимо было вытягивать данные из заказа в формате Excel в Битрикс24, чтобы он автоматически уходил на производство.

стало

было

P.s. Это временное решение, пока идет подготовка и актуализация прайса с каталогом и нет возможности генерировать документ из самого Битрикс24.

Сбор и аналитика данных

Все данные собираются автоматически и формируют отчеты в онлайн режиме. Руководство регулярно получает актуальные данные о работе компании. Для менеджеров разрабатывается новая система мотивации с привязкой к результату, что стимулирует команду работать активнее, так как «потолок» в зарплате исчез, а работа сотрудников стала прозрачной.

кастомная разработка

Руководство не следило за этим аспектом бизнеса. Все данные предоставлялись сотрудниками в произвольной форме, корректность проверить не представлялось возможным. Менеджеры по продажам работали без KPI.

стало

было

Интерфейс 1С:ERP

Каждый цех получил планшет с подключенным интерфейсом. Ушел от бумажной работы. Риск потери элементов заказа = 0, отгрузка клиенту происходит в срок. А если позиция задерживается на каком-то этапе, руководитель это видит и вовремя принимает меры.

кастомная разработка

Элементы заказа внутри производства передавались в печатном виде из рук в руки. Некоторые бумаги терялись и узнавали об этом в момент, когда подходил срок отгрузки клиенту. Конечно, это растягивало сроки и вызывало негатив у дилеров.

стало

было

Личный кабинет и конфигуратор

Дилеры собирают заказ, получают стоимость и формируют заявку в личном кабинете. После расчета заявка отправляется в Битрикс24, и дилеру приходит счет. При поступлении денег заказ идет в производство. Для нестандартного оборудования дилер может использовать конфигуратор, получить стоимость и сохранить изделия в базе, которые перейдут в раздел «стандартных». Статус готовности дилер отслеживает в реальном времени через личный кабинет. Личный кабинет собирает аналитику по дилерам, показывает менеджерам, кто начал оформление заказа, но не завершил его. Это помогает прорабатывать таких дилеров и минимизировать неоплаченные заявки.

кастомная разработка

Дилеры отправляли заявки менеджерам в разных форматах: через WhatsApp, почту или по телефону. На обработку стандартного заказа уходило 1-2 дня, а для нестандартного срок увеличивался в 2-3 раза из-за необходимости привлечения других отделов. Чертежи уникальных изделий не сохранялись, и при повторном заказе процесс начинался заново. После предоставления спецификации клиенту менеджер отдела продаж прекращал отслеживать заявку и ждал запроса счета от дилера, что случалось не всегда. Если заказ уходил в производство, дилеру приходилось постоянно звонить менеджеру для уточнения статуса, а тот, в свою очередь, звонил коллегам в цех.

стало

было

Сергей

Кирилл

Елизавета

Хотите заказать схожий проект?

Запишитесь на бесплатную консультацию с одним из ведущих специалистов компании.

+7 (343) 317-25-75

hi@todoit.bz

Политика конфиденциальности