Консультация с экспертом
Кейс цифровой трансформации
компании-производителя в секторе энергетики
компании-производителя в секторе энергетики
Компания — занимается комплексными решениям в энергетики. От конструирования и производства НКУ до комплексной поставки оборудования с монтажом, пусконаладкой и вводом в эксплуатацию.
Отрасли внедрения продукции: металлургия, инфраструктура, нефтегазовая промышленность, энергетика, горнодобывающая промышленность и машиностроение.
Отрасли внедрения продукции: металлургия, инфраструктура, нефтегазовая промышленность, энергетика, горнодобывающая промышленность и машиностроение.
Боли
Продажи:
Контроль над продажами низкий: неизвестное количество входящих заявок, неизвестна нагрузка на менеджера продаж, неизвестен потенциал по продажам. Коммуникация с клиентами замкнута на конкретном человеке и при необходимости передать ее другом сотруднику возникает куча сложностей
Документооборот
Все заявки и реестры записываются вручную. Контроль нумерации документов осуществляется через Excel и подбивается вручную. Процесс согласования документов не регламентирован. Риск утечки данных.
Производство:
Передача заказов в производство осуществляется на бумаге или при личном разговоре. Не понятна загруженность цехов и конкретных сотрудников.
Внутренняя коммуникация:
Растянутый процесс согласования документации внутри компании. Отсутствие единого информационного поля.
Результат
После проведенных интервью и погружения в процессы компании была создана Road map (Дорожная карта). В ней описаны все процессы, взаимосвязи отделов, пути клиента и заказов.
Впоследствии, опираясь на Дорожную карту, был разработан пул решений по настройке системы Битрикс24, что позволило создать IT-инфраструктуру, максимально соответствующую специфике бизнеса.
Впоследствии, опираясь на Дорожную карту, был разработан пул решений по настройке системы Битрикс24, что позволило создать IT-инфраструктуру, максимально соответствующую специфике бизнеса.
аудита бизнес-процессов
Внедрение Б24
Было: Заказчику было сложно организовать взаимодействие между сотрудниками. Поэтому базовой задачей стала настройка корпоративного портала в компании и обучении персонала работать с системой.
настройка корпоративного портала
Стало: Заказчику для эффективной работы понадобились стандартные блоки: CRM, Новости, Диск, Почта, Календарь, Задачи и Проекты. Теперь сотрудникам не надо использовать различные мессенджеры и другие инструменты связи, чтобы общаться и передавать сведения коллегам. Это экономит время и позволяет быстрее обрабатывать заявки. Кроме того, настроенный портал влияет на скорость адаптации новых сотрудников: они быстрее вникают в рабочий процесс.
Реестр заявок с автоматическим присвоением номера
Было: Любой запрос от клиента, который доходил до определенной стадии взаимодействия, необходимо было отметить в реестре заявок. Он представлял собой Excel таблицу, которую необходимо было заполнять вручную. Объем необходимой информации огромен, начиная с контактных данных клиента и заканчивая файлами АПП и УПД. Отказаться от данного вида сбора информации нет возможности, так как в компании необходимо иметь перечень заказов, к которому они могут обратиться даже спустя 5 лет.
кастомная разработка
Стало: Реестр создан внутри Битрикс24. Запись делается автоматически при попадании сделки на определенный этап воронки. Также, была выстроена логика для автоматической нумерации заявки, повторы исключены. После записи в Реестр система с определенной периодичность проверяет сделку на наличие изменений, с целю добавления информации в запись реестра.
Документооборот
Было: Нумерацию документов проверяли вручную, если кто-то создавал новый договор, номер необходимо было занести в документ, чтоб другой сотрудник не использовал его повторно. Договор с Заказчиком заключается 1 на долгосрочное сотрудничество, поэтому каждая заявка подвергалась проверке на наличие подписанных документов. Следующая особенность заключалась в нумерации Спецификаций к договору. Она должна быть сквозной в рамках одного договора, что вызывало сложности у сотрудников, особенно если клиент возвращался после долгого затишья.
кастомная разработка
Стало: Все документы в одном месте. Договор теперь создается автоматически с привязкой к карточке Компании и получает свой уникальной номер. Если клиент обращается повторно и уже имеет подписанный договор, то система сама сообщит об этом менеджеру и не даст создать новый. Также настроили нумерацию для Спецификаций, для каждого договора она начинается с единицы.
Отдельный интерфейс внутри системы для производства
Было: Производство получало задачи и проекты в работу на бумаге или пересланными сообщениями лично от менеджеров. Дальнейшая судьбу заявки менеджер мог узнать только по звонку и это не всегда было оперативно. Если в заявке было несколько видов оборудования для разных подразделений, был риск путаницы и часть задач не доходила до производства в срок.
кастомная разработка
Стало: С помощью отдельного интерфейса производство получает задачи автоматически. Каждый цех получает заявку адресно. Прежде, чем сделка попадает на необходимый этап воронки, система запрашивает у менеджера указать тип оборудования, который необходим клиенту, затем система автоматически распределяет заявку между цехами, которые производят указанный тип продукции. Также менеджер в режиме реального времени может отслеживать статус заявки и оперативно сообщать актуальную информацию клиенту.
Сбор и аналитика данных
Было: Ранее аналитику не собирали вообще. Объем продаж каждый менеджер фиксировал самостоятельно. Причины отказа не подвергались анализу, найти узкие места в пути клиента было невозможно.
кастомная разработка
Стало: Все данные собираются автоматически и формируют отчеты в онлайн режиме. Руководство регулярно получает актуальные данные о работе компании. Работа команды прозрачна.
Согласование заявок и счетов
Было: Все согласования заявок и счетов с руководством требовало личного присутствия всех участник, что в свою очередь затягивало процесс.
кастомная разработка
Стало: Заявка автоматически уходит на согласование ответственным лицам при попадании сделки с определенными критериями на необходимый этап. А согласование счета можно инициировать самостоятельно, просто приложив необходимые для этого документы в интерфейс, далее система сама уведомит всех ответственных сотрудников.
Хотите готовое решение для вашего бизнеса?
Сергей
Запишитесь на бесплатную консультацию с одним из ведущих специалистов компании.
Кирилл
Александр